“De cirkel wordt steeds ronder”
Wie ambities heeft op het gebied van circulaire IT komt al snel ICT bedrijf NEG-ITSolutions tegen. Niet zo vreemd, want het IT bedrijf uit Nieuwegein bij Utrecht optimaliseert al sinds 1993 de levenscyclus van eindgebruikershardware. Directeur Gerard Aldus blikt terug én kijkt vooruit.
NEG-ITSolutions vierde in 2018 haar 25-jarig bestaan. Een tijd waarin Gerard de IT-wereld zag groeien naar een meer duurzame visie op hardware. Een transitie waarin hij met NEG-ITSolutions een voortrekkersrol speelt.
“Aan het doosje zelf is niet veel veranderd, maar alles eromheen ziet er anders uit,” vertelt hij. “Denk alleen al aan de bescherming van bedrijfsgegevens. Dat is echt een kritiek punt geworden bij het vervangen van apparatuur. Maar het is slechts een van de vele factoren die het complete proces eromheen complexer en uitdagender maken.”
En juist dat complete proces is waarmee NEG-ITSolutions zich onderscheidt. Waar veel andere partijen constructies opzetten met onderaannemers heeft NEG juist alles in eigen huis. Een goed voorbeeld daarvan is DaaS360.
Wat is DaaS360?
Gerard: “De afkorting DaaS staat voor Device as a Service. Het is een dienst die zich volledig richt op het apparaat van de eindgebruiker. Dat kan een laptop of pc zijn, maar ook een tablet of smartphone. Voor een vast bedrag per maand zijn zaken als het aankoopproces, configuratie, implementatie en reparaties perfect geregeld.”
“De toevoeging 360 verwijst naar onze circulaire aanpak in deze dienst,” vervolgt hij. “Een groot voordeel voor de klant, want die heeft eigenlijk geen omkijken naar zijn devices. We leveren dan ook de complete lifecycle: van advies over nieuwe apparatuur tot de afvoer van bestaande apparaten en alles wat daartussen zit.”
De rol van refurbished
Die afvoer van bestaande apparaten, dat is natuurlijk maar één kant van het verhaal. Want de meeste devices kunnen nog prima een tweede leven krijgen. Binnen het bedrijf van de klant of daarbuiten.
Zo levert verkoop een restwaarde op die men weer kan investeren in het eigen bedrijf. Maar veel bedrijven kiezen er ook voor om die apparaten als onderdeel van de MVO-strategie te doneren via het NEG-initiatief Stichting ITdonations.
“Vaak genoeg kloppen bedrijven bij ons aan als het eigenlijk al te laat is,” vertelt Gerard. “Dan bedenken ze dat ze nu toch echt eens dat hok met die oude notebooks moeten opruimen. Natuurlijk zorgen we ervoor dat dat op een veilige manier gebeurt. Maar het is zonde als je hoort dat die apparaten daar al lange tijd hebben gelegen. In die tijd hadden ze nog prima ergens anders ingezet kunnen worden.”
Gerard loopt dan ook nog regelmatig tegen misvattingen aan op het gebied van refurbished hardware: “Het grootste misverstand is dat er geen onderscheid wordt gemaakt tussen refurbished en tweedehands. Een tweedehands product gaat gewoon direct van de ene naar de andere eigenaar. Bij refurbished hardware wordt een product door ons echt klaargemaakt voor de volgende gebruiker.”
“Alle data wordt gecertificeerd verwijderd, maar het fysieke product zelf wordt ook grondig schoongemaakt,” zo vertelt Gerard. “Onderdelen worden vervangen of verbeterd en je krijgt een schone software-installatie. Zo heb je een product dat veruit superieur is aan een tweedehands exemplaar. Bovendien zit er ook gewoon weer garantie op.”
Laat de IT-afdeling doen waar deze voor bedoeld is
Een ander punt waarop NEG-ITSolutions zich onderscheidt is de automatisering van processen.
Gerard: “Wist je dat de vervanging van een werkplek al snel zeven tot tien uur duurt? Dat is een hele werkdag! We hebben het dan over zaken als het uitzoeken en bestellen van nieuwe apparatuur, de afstemming met de medewerker, de bijbehorende administratie, etc. Je kunt je voorstellen wat voor impact dat op de bedrijfsvoering heeft, helemaal bij projecten met honderden of soms wel duizenden werkplekken.”
Al die taken heeft NEG-ITSolutions verwerkt in een volledig geautomatiseerd proces met eigen tooling, waardoor de klant er simpelweg geen omkijken meer naar heeft. Bovendien is het ook prettig voor de medewerkers zelf, die zo meer invloed hebben in het proces. En minstens zo belangrijk: de IT-afdeling wordt hier niet meer mee belast.
“Het gebeurt nog regelmatig dat een IT-afdeling honderden mailtjes rondstuurt voor het vervangen van hardware,” verzucht Gerard. “Die krijgen 200 mailtjes terug die ze allemaal moeten beantwoorden. En dan hebben we het nog niet eens over de tijd die ze kwijt zijn aan het plaatsen van de nieuwe, het afvoeren van de oude apparatuur en het up-to-date brengen van de CMDB.”
“Daar is zo’n afdeling natuurlijk helemaal niet voor bedoeld, die moet je niet met dozen laten sjouwen. Laat die mensen doen waar ze goed in zijn. Daar profiteer je uiteindelijk ook weer van, nog naast de tijd en kosten die je bespaart.”
Circulaire IT biedt meerwaarde
En zo wordt de cirkel steeds ronder. Dat geldt niet alleen voor de diensten van NEG-ITSolutions, maar vooral ook voor de bedrijven die ze helpen. Zodat zij meer waarde uit hun IT halen en zich nóg beter kunnen focussen op hun core business.
Razendsnel inspelen op pieken en dalen in werkplekbehoefte Endemol
"Op voorraad houden, uitpakken, labelen, klaarmaken en op afroep snel plaatsen, dat doet NEG-ITSolutions allemaal. Wij krijgen geen doos te zien, hebben er geen omkijken naar."
Edwin de Bie
Infrastuctuur Manager
Endemol Nederland Mediagroep
Bij NEG wordt er meegedacht of het de investering waard is en of er betere/duurzamere opties beschikbaar zijn. Nieuw of refurbished. Niet alleen de prijs maar ook de service, bereikbaarheid en gunfactor tellen mee. Op al deze vlakken scoort NEG altijd erg goed.
Daarom zullen wij NEG zeker aanbevelen, we kunnen met alle vragen terecht.
Michael Ruitenbeek
ICT coördinator
Fortes Lyceum
De thin clients werden kant en klaar afgeleverd, met de juiste instellingen, handzaam herpakt en voorzien van een code. Ook als Parnassia door omstandigheden laat bestelde, werd waar nodig opgeschaald om het proces te versnellen en deadlines te halen.
"Ik zit al 20 jaar in het vak, maar een dergelijke mate van flexibiliteit ben ik nog niet eerder tegengekomen."
Lex de Groot
Technisch Projectleider
Parnassia Groep